Ewidencja czasu pracy pracowników – sprawdź, czy robisz to właściwie!

Nie ma wątpliwości, że ewidencja czasu pracy nie jest jednym z najbardziej ekscytujących elementów Twojej kariery. Warto jednak wiedzieć, w jaki sposób Twój pracodawca zbiera informacje o Twojej obecności w pracy. Dowiedz się, jak wygląda rozkład jazdy i jakie są zagrożenia związane z brakiem ewidencji w Twojej firmie.

Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy?

W porównaniu z poprzednim stanem prawnym, obecny obowiązujący rejestr czasu zawiera dość obszerne informacje. Powinien wskazywać między innymi liczbę przepracowanych godzin, w tym godziny nocne i nadgodziny, a nie tylko przepracowane godziny. Należy również określić rodzaj i wymiar wnioskowanego urlopu, a także liczbę innych uzasadnionych nieobecności oraz liczbę nieusprawiedliwionych nieobecności. Ponadto pracodawca ma obowiązek podać godzinę rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, miejsce wykonania oraz liczbę godzin dyżuru. Należy również określić nazwy dni wolnych od pracy, np. dzień wolny ze względu na przeciętny tydzień pracy wynoszący 5 dni lub dzień wolny w niedzielę lub święto.

Sekcja nagłówkowa ewidencji czasu pracy zawiera m.in. ewidencję stosowanego przez pracownika systemu czasu pracy, obowiązujący cykl rozliczeniowy oraz ilość przepracowanego czasu za dany okres rozliczeniowy. Wskazuje, że systemy czasu pracy, takie jak systemy oparte na zadaniach, mają wpływ na sposób przechowywania ewidencji czasu pracy.

Na jakie okresy prowadzona jest ewidencja czasu pracy?

Ewidencję należy prowadzić w jednym z dwóch możliwych formatów – papierowym lub elektronicznym. Większość pracodawców decyduje się na prowadzenie ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej ze względu na wiele obowiązków związanych z formularzami papierowymi. Pracodawcy muszą zapewnić odpowiednie warunki przechowywania dokumentów, tj. ochronę zapisów przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub dostępem osób nieuprawnionych.

Pracodawca jest zobowiązany do ewidencjonowania godzin przepracowanych przez pracownika nie tylko w okresie zatrudnienia pracownika, ale również w okresie 10 lat, liczonym od końca roku kalendarzowego, w którym ustaje stosunek pracy. Pracodawcy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji przepracowanych godzin dla pracowników zatrudnionych przed 1 września 2019 r. przez dłuższy okres, w tym przypadku 50 lat. 

Konsekwencje nieprowadzenia lub nierzetelnego prowadzenia ewidencji czasu pracy

Jeśli prowadzenie dokumentacji jest prawidłowe, tj. pracodawca rejestruje wszystkie przepracowane przez pracownika godziny, a nadgodziny nie są opłacane, pracownik może podjąć kroki prawne. W tym przypadku obowiązuje tzw. ogólna zasada rozkładu ciężaru dowodu, zgodnie z którą powód (pracownik) ma obowiązek udowodnić swoje oświadczenie, że jego praca przekracza obowiązujący standard. Pracownik może poprosić pracodawcę o złożenie wykazu godzin pracy na ewidencji. Ma on również prawo wglądu do swojej ewidencji czasu pracy i dlatego może również przedstawić kopie tych ewidencji w sądzie. Z drugiej strony, jeśli ewidencja czasu pracy nie jest prowadzona uczciwie – brak ewidencji nadgodzin, pracy w weekendy itp. lub nie jest prowadzona wcale, jak przedstawia się je w postępowaniu sądowym? Choć przyczyną był pracownik, nie pozostał „pokonany” pomimo braku podstawowej dokumentacji (tj. ewidencji czasu pracy) lub pomimo tego, że jej treść nie odzwierciedlała rzeczywistości.

Aby ułatwić sobie pracę, zacznij od systemu RCP, który zapewnia łatwą w obsłudze rejestrację i ewidencję czasu pracy pracowników w celu monitorowania opóźnień, nadgodzin i nieobecności oraz ułatwia comiesięczne rozliczanie wynagrodzeń.

Artykuł sponsorowany
materiały nadesłane